De overheid is volgens de Archiefwet verplicht om websites te archiveren en toegankelijk te houden voor het uitvoeren van de dienstverlening, verantwoording over overheidshandelen, recht- en bewijszoekende burgers, onderzoek, en het behoud van cultureel erfgoed.
De vraag is echter: welke websites moeten worden gearchiveerd?
De besluitvorming hierover is niet altijd helder en vereist een gestructureerde aanpak. Een besluitvormingsschema, zoals onderstaand, helpt organisaties te bepalen welke websites in aanmerking komen voor archivering.
Startpunt: De noodzaak tot archivering
De eerste vraag die gesteld moet worden is of de website van een organisatie is. Indien dit niet het geval is, dan is het archiveren vaak niet noodzakelijk. Echter, als het een website van een verbonden partij betreft, moet verder gekeken worden naar de inhoud van de website.
Inhoud: De kern van de zaak
Voor websites die niet direct tot een organisatie behoren, is het belangrijk te beoordelen of de inhoud publiek relevant is en of deze behoort tot de taken van de organisatie. Indien dit het geval is, dan moet toch worden overwogen om de website te archiveren.
Webapplicaties en niet-publieke websites
Websites die puur functioneel zijn, zoals webapplicaties zonder verdere contentpagina’s, hoeven niet gearchiveerd te worden, zoals een formulierenwebsite of kaartapplicatie. Dit geldt ook voor websites waarvoor ingelogd moet worden. Denk aan een mijn-omgeving of een intranet. Het zijn de informatieve contentpagina's die van historische of referentiële waarde zijn.
Raads- of bestuursinformatiesystemen
Websites met raadsnotulen, besluiten en andere bestuurlijke informatie worden vaak gepubliceerd op een raads- of bestuurswebsite. Aangezien deze websites een ontsluiting zijn van een andere bron, dient de archivering bij de bron plaats te vinden en hoeven deze websites zelf niet gearchiveerd te worden.
Frequentie van updates
Wanneer een website publiek relevante content heeft, is de volgende stap het beoordelen van de frequentie van updates. Websites die dagelijks tot wekelijks veranderen, vereisen een dagelijkse archivering om geen informatie te verliezen. Websites die maandelijks veranderen, kunnen met dezelfde frequentie gearchiveerd worden. Als een website nooit verandert, is jaarlijkse archivering voldoende.
Conclusie
Webarchivering is een belangrijke praktijk voor het behoud van digitale informatie. Door een gestructureerd besluitvormingsproces kunnen organisaties bepalen welke websites bewaard moeten blijven voor toekomstige generaties. Met dip Webarchief kan zowel dit besluitvormingsproces doorlopen worden en kan daarnaast ook de daadwerkelijk webarchivering uitgevoerd worden. Vraag om meer informatie of een live demo.