HANDBOEK

Onze websites voldoen niet aan de Archiefwet

🤷‍♀️ STAP 1

Waarom is dit een probleem?

  • De Archiefwet schrijft voor dat de overheid bij het uitvoeren van haar taken de gepubliceerde informatie archiveert; dit geldt ook voor websites.
  • Het toegankelijk houden van alle website-versies staat bekend als webarchivering.
  • Zo kunnen belanghebbenden informatie raadplegen die op enig moment in het verleden op de website te vinden was. 
  • Daarnaast gaat zonder webarchivering digitaal erfgoed en toekomstig onderzoeksmateriaal verloren.
Een pictogram dat synchronisatie tussen twee mappen vertegenwoordigt. Twee mappen zijn afgebeeld met een pijl die van de ene naar de andere map wijst en vervolgens terug naar de eerste map, waardoor een cirkel van continuïteit ontstaat.
🔍 STAP 2

Hoe groot is het probleem?

Allereerst wil je weten welke websites jouw organisatie allemaal heeft.

Breng vervolgens onderstaande zaken in kaart:

  1. Is de website van de eigen organisatie of van een verbonden partij?
  2. Bevat de website informatie die betrekking heeft op een (overheids-)taak van de organisatie?
  3. Bevat de website publiek toegankelijke informatie? Een kaart- of webapplicatie of website achter een inlog hoeft niet gearchiveerd te worden.
  4. Hoe vaak verandert de inhoud van de website (dagelijks, maandelijks of jaarlijks)?

Het is verstandig samen met collega's op het gebied van informatiebeheer en archivering te beoordelen voor welke websites in jullie online landschap dit geldt. 

Beslisboom voor de vraag of een website gearchiveerd moet worden. De titel vraagt: 'Moet deze website gearchiveerd worden?' Bij de start zijn er twee initiële vragen: 'Is de website van de organisatie?' en 'Is de website van een verbonden partij?' Als het antwoord op beide 'Nee' is, is het resultaat 'Niet archiveren.' Indien 'Ja' op de eerste vraag, is de volgende vraag 'Is het alleen een webapplicatie, zonder verdere contentpagina's?' Indien 'Ja,' dan 'Niet archiveren.' Indien 'Nee,' en als de website publicaties bevat die bij de taken van de organisatie horen, dan hangt de beslissing af van de frequentie van inhoudswijzigingen op de website. Voor 'Dagelijks tot wekelijks' veranderen, archiveer 'Dagelijks.' Voor 'Af en toe,' archiveer 'Maandelijks.' Als de website nooit verandert, archiveer 'Jaarlijks.' Als de website geen relevante publicaties heeft, is het resultaat wederom 'Niet archiveren.
💪 STAP 3

Hoe los ik dit probleem op?

De inventarisatie uit stap 2 dient als basis voor een offerteaanvraag voor de archivering van de websites. 

Dip Webarchief is een oplossing voor het archiveren van websites volgens de Richtlijn Archiveren Overheidswebsites. Het voordeel van dip Webarchief is dat de archivering volledig geïntegreerd is in dip, waardoor alles centraal op een plek geregeld is.

Neem contact op met dip, voor een vrijblijvende demo of offerteaanvraag.

Een isometrische illustratie van een persoon die een tablet vasthoudt en naar een groot computerscherm kijkt waarop grafieken en data-analyse te zien zijn.
🔗 EXTERNE BRONNEN

Lees meer over dit onderwerp

Richtlijn archiveren overheidswebsites
🛟 HELP MIJ!

Bel dip op 085 004 3670 of
neem online contact op met dip

CONTACT MET DIP